Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Tuglas-seura ry
Y-tunnus: 0775834-0
Yhteystiedot: Sörnäisten rantatie 22
00540 Helsinki
puh. 020 7890 880
jasenrekisteri@tuglas.fi

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Juha Kääriäinen

Rekisterin nimi

Tuglas-seuran jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä Tuglas-seuran jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Tuglas-seuran ja jäsenen välisen jäsenyyssuhteen ylläpito ja kehittäminen
• Jäsentiedotteet
• Tuglas-seuran palvelujen tarjoaminen, toteuttaminen ja ylläpitäminen mm. kielikurssit ja kulttuurimatkat
• Tilastointitarkoitukset
• Seuran tarkoitukseen liittyvien tapahtumien ja palveluiden markkinointi, mikäli jäsen on antanut nimenomaisen suostumuksensa tähän (sähköpostilista).

Rekisterin tietosisältö

• Etu- ja sukunimi
• Katuosoite
• Postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Jäsenmaksutiedot
• Jäsenyyden laji

Tuglas-seuran jäsenrekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja (esim. terveystiedot).

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään joko hänen rekisteröityessään Tuglas-seuran jäseneksi tai osallistuessaan Tuglas-seuran järjestämälle matkalle tai kielikurssille. Henkilötietoja päivitetään jäsenen antamien tietojen perusteella. Jäsenyyteen ja tapahtumiin liittyvät maksutiedot kirjataan maksujen keräämisen yhteydessä.

Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tuglas-seura ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja eteenpäin.

Tuglas-seura saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa ylläpitoon, jäsenviestintään ja ohjelmatoiminnan toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Tuglas-seuran alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kuin ne osallistuvat palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojalausekkeessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tuglas-seura pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.

Kulttuurimatkojen toteuttamisessa saatetaan joissakin tapauksissa käyttää myös muualla sijaitsevia toimijoita ja tällöin henkilötietoja saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällöin Tuglas-seura huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmissä tietoturvallisuus varmistetaan teknisin ja hallinnollisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien rajaamisella, palomuureilla, tietosuojaohjelmistolla sekä salaustekniikoita hyväksi käyttäen.

Paperille tallennettu tieto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ylijäänyt henkilötieto poistetaan silppurin kautta.

Tuglas-seura kouluttaa ja ohjeistaa asiakastietoja käsittelevät työntekijät tietosuoja-asioissa.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenten henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeellista, esim. jäsenyyden voimassaolon ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen poistamme henkilötiedot järjestelmistämme, ellei lainsäädäntö vaadi pidempää säilytysaikaa.

Kulttuurimatkojen ja kielikurssien osallistujaluettelot hävitetään viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja se tulee lähettää allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

Tuglas-seura oikaisee pyynnöstä virheelliset, tarpeettomat tai puutteelliset henkilötiedot. Oikaisupyynnön voi tehdä osoitteeseen jasenrekisteri@tuglas.fi. Mikäli sähköpostin lähettäminen ei ole mahdollista, voi oikaisupyynnön tehdä myös Tuglas-seuran toimistossa tai puhelimitse.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Tuglas-seuraa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Yhdistyksillä on lainsäädäntöön perustuva velvoite säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voida poistaa jäsenyyden aikana.

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä jäsentemme kanssa. Mikäli huomaat käsittelyssä puutteita, tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tuglas-seura kehittää jatkuvasti palveluitansa, ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteeseen säännöllisesti. Mikäli tietosuojaseloste muuttuu oleellisesti, ilmoitamme siitä verkkosivustoillamme ja sähköpostitse rekisteröidyille.

Päivätty 24.11.2021

Tuglas-seura ry:n säännöt

1 §

Yhdistyksen nimi on Tuglas-seura ry. Seuran kotipaikka on Helsinki. Näissä säännöissä yhdistystä kutsutaan seuraksi.

2 §

seuran tarkoituksena on edistää Viron kulttuurin ja yhteiskuntaolojen sekä viron kielen tuntemusta Suomessa, Suomen kulttuurin ja yhteiskuntaolojen sekä suomen kielen tuntemusta Virossa. Lisäksi seura edistää suomalais-virolaista kulttuuriyhteistyötä. Toiminnassaan seura mm.

• tukee tutkijoita, opiskelijoita ja taiteilijoita sekä kulttuurityön ja yhteiskuntaelämän eri aloilla toimivia henkilöitä, joiden toiminta edistää tätä tarkoitusta
• tiedottaa Suomessa Viroa koskevista asioista ja välittää Viron ja Suomen yhteyksiä sekä esittelee Suomessa Viron yhteiskuntaa ja kulttuuria
• tiedottaa Virossa Suomea koskevista asioista ja välittää Suomen ja Viron yhteyksiä sekä esittelee Virossa Suomen yhteiskuntaa ja kulttuuria
• voi osallistua tarkoitustaan edistävään kansainväliseen toimintaan.
• edistää toiminnallaan suomenvirolaisten kotoutumista, aktiivista kansalaisuutta ja sosiaalista hyvinvointia kulttuurin keinoin

Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura järjestää jäsenilleen, yleisölle tai yhteisöille tarkoitettuja esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia, retkiä, matkoja, tutustumiskäyntejä, opetustilaisuuksia, kielikursseja, näyttelyitä, musiikkitilaisuuksia sekä muita kulttuuritapahtumia. Seura voi harjoittaa myös julkaisutoimintaa.

3 §

Seuran jäseneksi voi liittyä henkilö, rekisteröity yhdistys tai muu oikeuskelpoinen yhteisö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoitusperät ja jonka johtokunta hyväksyy jäseneksi.

Seuran jäsenet sekä kannattaja- ja ainaisjäsenet suorittavat seuralle jäsenmaksun, jonka suuruus määrätään seuran vuosikokouksessa.

Seura voi kutsua kunniajäseneksi henkilöitä, jotka ovat erityisesti ansioituneet seuran tarkoitusperiä vastaavassa toiminnassa.

4 §

Seuran hallituksena on johtokunta, johon kuuluu 6–9 jäsentä. Johtokunnan jäsenet valitaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan jäsenistä on kunakin vuonna erovuorossa vähintään kaksi ja enintään kolme jäsentä. Sama henkilö voidaan valita johtokuntaan enintään kaksi kertaa peräkkäin.

Johtokunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vuodeksi kerrallaan.

Johtokunta on päätösvaltainen jos puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi on läsnä vähintään puolet johtokunnan muista jäsenistä.

5 §

Johtokunta nimittää seuran toiminnanjohtajan ja muun henkilöstön. Toiminnanjohtaja johtaa seuran toimintaa.

6 §

Seuran nimen kirjoittaa joko seuran puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai toiminnanjohtaja tai johtokunnan erikseen määräämä henkilö.

7 §

Seuran tilit päätetään kalenterivuosittain ja esitetään helmikuun 15. päivään mennessä tilintarkastajien tarkistettaviksi. Seuran tilejä tarkastamaan valitaan vuosikokouksessa tilintarkastaja ja varatilintarkastaja sekä toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.

8 §

Seuran vuosikokous pidetään joko Friedebert Tuglaksen syntymäpäivänä 2. maaliskuuta tai sen jälkeen maaliskuun aikana. Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa
2. esitetään johtokunnan vuosikertomus sekä edellisen kalenterivuoden tilit ja tilin- ja toiminnantarkastajain lausunto
3. vahvistetaan tilinpäätös
4. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja tilivelvollisille
5. vahvistetaan seuran jäsenmaksut
6. vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio
7. valitaan johtokunnan jäsenet
8. valitaan tilin- ja toiminnantarkastajat
9. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

9 §

Kokouskutsu lähetetään seuran jäsenille seuran jäsenlehdessä tai sähköpostilla vähintään seitsemän päivää ennen kokousta.

10 §

Näiden sääntöjen 2. pykälässä mainittujen tarkoitusperiensä toteuttamista varten seura voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä kartuttaa varojaan arpajaisilla, myyjäisillä ja maksullisilla jäsentapahtumilla sekä yleisötilaisuuksilla.

11 §

Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta on tehtävä vuosikokouksessa. Muutosehdotukset on saatettava 9. pykälässä mainitulla tavalla seuran jäsenistön tietoon vähintään 30 päivää ennen vuosikokousta.

Päätös seuran purkamisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joista toisen tulee olla vuosikokous. Seuran purkautuessa sen varat on luovutettava seuran tarkoitusperiä edistävään toimintaan.

12 §

Muilta osin noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain määräyksiä.

 

Tuglas-seura ry:n vuosikokous on hyväksynyt nämä säännöt 3.3.2016.